Bulletin de paie : la dématérialisation

À la suite du développement accru du numérique, l’Union Européenne a établi le RGPD – Règlement Général sur la Protection des Données – afin de protéger les données personnelles des utilisateurs européens. Au sein d’une entreprise de nombreuses données sensibles, appelées données personnelles, sont répertoriées afin d’établir des factures, par exemple ou bien afin d’embaucher une personne.

QU’EST-CE QUE LE RGPD ?

Les données personnelles correspondent à l’ensemble des informations qui permettent, ensemble ou individuellement, d’identifier une personne.

Le traitement de ses données doit avoir un objectif précis. Vous ne devez pas collecter ou traiter des informations qui ne vous sont pas utiles au moment de la demande, dans le but d’anticiper d’éventuelles demandes futures.

Toute organisation publique ou privée, établie sur le territoire de l’Union Européenne ou que son activité cible directement des résidents européens et qui collecte des données personnelles pour son compte ou non, est concernée par le RGPD.

LA « LOI TRAVAIL » DU 08/08/2016

À la suite de la publication de la « loi Travail » du 08/08/2016, la remise du bulletin de paie sous forme électronique n’est plus soumise à l’accord exprès du salarié.

→ Depuis le 01/01/2017, la forme dématérialisée devient le principe et le papier une exception.

Il est important de rappeler que la dématérialisation n’est pas la transmission d’un bulletin de paie sous format numérique (exemple : sous format PDF). C’est le transfert des données du bulletin de salaire qui pourront être rematérialisées en un format lisible tel que le PDF.

• En effet, l’employeur a l’obligation d’informer, au moins 1 mois avant la mise en place ou dès l’embauche de salarié, de la remise du bulletin de paie sous forme électronique.
• Le salarié peut, à tout moment, décider de mettre un terme à la transmission de son bulletin de paie par voie électronique. Pour cela, il doit faire une demande à l’employeur. Il est recommandé que le salarié notifie son opposition par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre récépissé. La demande du salarié prend effet dans la limite de 3 mois à compter de la prise de connaissance de l’employeur.
• L’employeur doit garantir au salarié de l’intégrité, de la disponibilité (50 ans à compter de l’émission du bulletin soit 6 ans après la prise effective de la retraite par le salarié) et de la confidentialité des données.

L’obligation de garantir l’intégrité des données n’autorise pas à l’employeur de transmettre le bulletin de paie dématérialisé par courriel ou l’utilisation de formats altérables (exemple : PDF). En effet, ces dispositifs ne permettent pas de certifier la stabilité et l’absence de falsification des données.

LE COFFRE-FORT NUMÉRIQUE

Le coffre-fort numérique semblerait l’outil le mieux adapté pour la dématérialisation des bulletins de paie.

Il permet de :

• Réceptionner, stocker, supprimer ou transmettre des données ou des documents tout en respectant l’intégrité de ses données
• Garantir à l’utilisateur la traçabilité des opérations réalisées sur les documents et/ou données mis sur le coffre-fort
• Garantir de l’identification de l’utilisateur sur le coffre-fort par un moyen d’identification électronique
• Récupérer les documents et les données stockées par l’utilisateur

Il respecte donc l’intégrité des données ainsi que les normes imposées par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Les coffres-forts numériques proposés aux entreprises dans le cadre de la transmission des bulletins de paie, garantissent également la durée d’archivage obligatoire.

Source :

Absoluce, groupement de cabinets d’Experts Comptables et Commissaires aux Comptes Indépendants dont ASKIL est membre.